Conoce algunas recomendaciones para realizar un congreso exitoso

Define el tema

¿Conoces los objetivos que deseas alcanzar al llevar a cabo un congreso en cualquier modalidad? Para organizar un congreso presencial, híbrido o virtual, primero debes elegir una temática basada en el área de interés de los asistentes y, posteriormente, dar un nombre atractivo al congreso.

Establece la fecha

Primero, debes decidir si será un congreso abierto o cerrado y cuál será su duración. Se recomienda que no coincida con días festivos u otros eventos importantes realizados en la misma ciudad.

También es importante fijar una fecha límite para la venta de boletos o el registro de los asistentes.

Elabora un presupuesto realista

Además de los gastos fijos para realizar este evento en particular, ¿has considerado los imprevistos que pueden surgir? Con base en los gastos y el número de asistentes esperados, podrás fijar tu presupuesto y el costo de la entrada a tu evento.

Elige el lugar donde se realizará el congreso

El lugar debe tener la capacidad adecuada que permita una sana distancia, considerando aspectos como el número de asistentes, los stands de los patrocinadores, una buena iluminación, el mobiliario necesario y áreas disponibles de descanso o para hacer networking, un servicio que tus asistentes sin duda apreciarán.

También debe contar con una excelente red alámbrica o inalámbrica de transmisión de datos, así como una correcta instalación eléctrica que permita conectar los aparatos tecnológicos de audio y video que requieras.

Es importante que sea accesible para llegar en vehículo particular o en transporte público, así que debe ser fácil de ubicar geográficamente. No olvides que debe contar con rampas de acceso, varios baños y un estacionamiento con la suficiente capacidad para el número de visitantes.

Busca patrocinadores y ponentes

Atráelos con propuestas únicas y mecanismos de pago que les permitan estar presentes en tu congreso a fin de ofrecer sus productos y servicios a los asistentes. Este esquema te permitirá reducir costos de producción y compartir con otros las relaciones comerciales con las que cuentas.

Los ponentes deben abordar temas actuales y de gran interés, evitando las charlas irrelevantes para el público meta. Esto permite llevar a cabo un congreso de la más alta calidad.

Considera otras formas de comunicación

Para aquellos que requieren de modalidades diferentes de comunicación e idiomas, contrata traductores e intérpretes de conferencias, así como de lengua de señas mexicana y de señas internacionales.

Una excelente opción es hacer uso de la Interpretación Simultánea a Distancia (ISaD) para que el congreso pueda llegar a más personas. Esta interpretación también se conoce como Interpretación Simultánea Remota (Remote Simultaneous Interpretation o RSI).

Elige la mejor opción de gastronomía ejecutiva

¿Darás bocadillos, un menú para colaboradores o habrá coffee break? Por lo general, en los congresos hay dos recesos, en los cuales puedes ofrecer un coffee break, bocadillos para coctel o servicio de buffet para satisfacer los gustos de todos los asistentes.

Haz publicidad

Para dar a conocer tu congreso, considera opciones como un buen sitio web, publicaciones en periódicos o revistas, redes sociales y campañas de publicidad.

Deberás planear con suficiente anticipación las actividades y ponencias de tu congreso para informarlas oportunamente.

¿Consideras dar un paquete de bienvenida con publicidad de los patrocinadores?

Es muy útil recomendar restaurantes, actividades de esparcimiento y hoteles si asisten a tu evento personas de otra ciudad o país.

Transmite vía streaming

No podemos olvidar la importancia del mundo digital. Transmitir un congreso vía streaming sirve para llegar a las personas interesadas que no pudieron asistir de forma presencial, o incluso para tener un alcance internacional.

Es una excelente manera de interactuar con el público, y además le aportará mucho valor a tu evento. Al transmitir tu congreso de forma virtual, podrás optar por su creación y organización en la modalidad híbrida, que combina los modos presencial y virtual.

Debes apoyarte en profesionales que ofrezcan el servicio de fotografía y video para dejar registro de todo lo que ocurra en tu evento. También puedes compartir dicho material con los mejores momentos en las redes sociales o en tu sitio web.